The Record group concept: a case for abandonment | P. J. Scott

O artigo The record group concept: a case for abandonment da autoria do arquivista australiano Peter Scott, é a certidão de nascimento de uma nova abordagem arquivista, que pode ser considerada como a “mais contundente reinterpretação da proveniência” da segunda metade do século passado. (COOK, 2018, 50 [1997]).

Publicado em 1966 na American Archivist, revista da Associação dos Arquivistas Americanos, o texto de Scott consiste na primeira apresentação sistemática da metodologia inovadora por ele criada, do que viria a ser conhecido como Sistema Australiano de Séries, naquele momento em implantação pelo Commonwealth Archives Office, o embrião do Arquivo Nacional de seu país.

O objetivo desta breve introdução é sumarizar os pontos centrais da metodologia elaborada por Scott, tal como formulada em 1966, bem como apresentar alguns comentários significativos sobre tal metodologia presentes na literatura arquivista e, por fim, traçar muito resumidamente as suas influências, indicando uma bibliografia aos que se interessam em aprofundar-se nesse tema.

De forma muito sintética, comecemos com o contexto no qual nasceu o insight de Scott. A Austrália tornara-se independente em 1901, e apenas em 1944 foi nomeado um arquivista chefe da área de arquivos da Commonwealth Nacional Library, a saber, Ian Maclean. O Commonwealth Archives Office tornou-se órgão autônomo em 1961 e enfrentou os problemas de administrar, ao lado dos documentos do período colonial, um volume de documentos acumulados por cerca de cinco décadas.

Os órgãos produtores ou acumuladores (ministérios, departamentos, secretarias, comissões, comitês etc.) dessa crescente massa documental eram rapidamente substituídos por novos, subdivididos ou simplesmente extintos, num ambiente de grande volatilidade de estruturas organizacionais, que caracterizou a administração pública australiana, no pós-Segunda Guerra Mundial. Em tal contexto, a gestão de arquivos confrontou-se com problemas de arranjo de fundos abertos e administração das massas documentais ainda com valor administrativo, para os quais as diretrizes e metodologias oferecidas pelos manuais da Arquivologia da época eram insuficientes. (CUNNINGHAM, 2007, 79-80)

Sob a liderança de Ian Maclean, que desde a década de 1950 já refletia sobre a necessidade de integrar gestão de arquivos e gestão de documentos correntes (UPWARD, 2016), os arquivistas australianos abriram-se para experimentações. Graças ao ambiente de desafios práticos e de grande liberdade intelectual, foi possível a Peter Scott, que ingressou no Commonwealth Archives Office em 1963, imaginar e propor aos seus colegas o que seria um novo método de arranjo/classificação que respondesse satisfatoriamente aos problemas das formulações tradicionais do pensamento arquivístico, observando com rigor conceitual o princípio da proveniência.

O primeiro ponto a esclarecer é o significado do Records Group, adotado oficialmente pelos arquivistas australianos, em 1954, o qual Scott propõe ser abandonado como ferramenta arquivística. Na verdade, a expressão Records Group, criada pelos arquivistas norte-americanos para uma construção metodológica própria, não é utilizada em seu sentido original pelos australianos.1 Basta ver a definição que é reproduzida no texto para descobrir que na realidade trata-se da definição de Archives Group do arquivista Hilary Jenkinson, sob outro nome:

[…] “todos os arquivos de um departamento ou escritório que é ou foi um todo orgânico, completo em si, capaz de lidar independentemente de autoridade adicional ou externa com cada aspecto de qualquer negócio relacionado as suas funções usuais.” (SCOTT, 1966, p.497).

No ano de 1954, Schellenberg visitara a Austrália ministrando as palestras que deram origem ao seu livro Arquivos Modernos – princípios e técnicas, publicado originalmente naquele país. Schellenberg reconheceu a contribuição dos arquivistas australianos para a sua própria compreensão do pensamento de Jenkinson e para o desenvolvimento de sua crítica ao conceito de Archives Group, que seria aplicável apenas a “acúmulos passados a que não se acrescentarão mais documentos, ou documentos de órgãos extintos” (SCHELLENBERG [1956], 2006, p. 13 e p.254). Este é, sem dúvida também, o eixo da crítica de Peter Scott, propondo, no entanto, uma solução bem diversa da dos norte-americanos.

O objeto da crítica de Scott, entretanto, independente das diferenças de definições ou de nomes, é abrangente ao que há de comum entre o Archives Group, o Record Group norte-americano, como também ao Fonds francês.2 Com linguagem técnica concisa, Scott desenvolve em uma dúzia de páginas argumentos de crítica às práticas de arranjo/classificação baseadas no método de representar a proveniência por meio do agrupamento de documentos numa figura simultaneamente física e descritiva, demonstrando as falhas lógicas na aplicação dos princípios mais tradicionais na arquivística, a saber, o da proveniência e o da ordem original.

O núcleo da argumentação de Scott sobre os problemas da técnica tradicional de classificar documentos pode ser assim resumido: em razão das mudanças crescentes e sucessivas das estruturas administrativas governamentais, surgem e desaparecem produtores de record groups, órgãos cujas relações hierárquicas e temporais são entrelaçadas e muitas vezes descontínuas, ao mesmo tempo em que a vida de muitas séries documentais (record series) ultrapassa o período de existência de inúmeros produtores ou mesmo dos órgãos que acumularam arquivos de produtores anteriormente extintos.

O uso de uma relação unívoca, de um-para-um, no plano da classificação/arranjo entre uma pluralidade de produtores/acumuladores de arquivos e todas as séries documentais por eles produzidas e acumuladas, tentando agrupá-las como unidades físicas e descritivas coletivas, gera impasses insolúveis. Scott constatou que no quadro metodológico tradicional, o arquivista será levado a optar entre fragmentar as séries documentais fisicamente por produtor, isto é, quebrando o princípio de indivisibilidade (o da ordem original) ou, em casos em que a série pertenceria aos record groups de múltiplos produtores em sucessão temporal, alocá-las sob o record group de um ou de outro produtor, acumulador ou transferidor, rompendo o princípio de proveniência relativamente aos demais produtores.

O que essa argumentação traz à luz é o fenômeno da múltipla proveniência. Scott propõe um modelo metodológico de arranjo e descrição, cuja característica principal para representar e assegurar o respeito à ordem original e à proveniência é a separação entre a descrição de documentos e a descrição do contexto.

As entidades de contexto são definidas como organizações e seus órgãos, e famílias e pessoas. As entidades documentais são as séries documentais e seus itens. E tal separação é levada a efeito – lembremos que o modelo foi elaborado antes da revolução da informática – por um sistema de inventários baseados em fichas com referências remissivas entre si, para as séries documentais e para as organizações, órgãos, famílias e pessoas que produzem, utilizam ou transferem documentos. A identificação da entidade de proveniência, ou o contexto administrativo, torna-se um elemento da esfera do controle intelectual do acesso aos documentos e não é mais aplicada como um método ordenador de disposição física e da notação nos depósitos.

Do ponto de vista da administração física, as séries serão identificadas nesse método, por códigos sem significado classificatório, isto é, códigos que não representam mais o pertencimento a um record group, ou fundo, ou seção/grupo, ou subseção/subgrupo do mesmo. As séries não são mais controladas nos depósitos de arquivo por meio de códigos relativos a uma entidade física que elas compõem conjuntamente em disposição contígua nas estantes. Nenhuma relação de organização obrigatória ou disposição física é atribuída às séries umas em relação às outras; elas passam a constituir unidades físicas e descritivas independentes. O agrupamento físico que representava o seu contexto administrativo é substituído por “associações registradas no papel” (SCOTT, 1966, p.497). Os “pertencimentos” de séries de múltipla proveniência são representados pelas referências a tais séries nas fichas que registram cada uma dessas diversas entidades de proveniência.

Em razão da característica central de separação entre a descrição de contexto e a descrição de documentos no modelo criado por Scott, alguns autores puseram em questão se a melhor designação do método seria a de “Sistema de Séries”. (CUNNINGHAM, 2007, 80; HURLEY, 2016). Para Terry Cook, na metodologia de Scott, “todo o trabalho arquivístico de descrição passou de um modelo estático de catalogação para um sistema dinâmico de múltiplas inter-relações” (COOK, 2018, 54), na mesma linha de raciocínio Geofrey Yeo conceitua o modelo descritivo de Scott como um modelo relacional de descrição arquivista (YEO, 2017). Essas duas caracterizações enfatizam que o modelo oferece o desenho de quadros de inúmeras relações sincrônicas e diacrônicas entre as entidades documentais e contextuais, criando múltiplos “caminhos” de recuperação dos documentos.

A proeminência da categoria de “série” no nome do modelo pode ser explicada pelo fato de que ele proporciona, ao abandonar a “fisicalidade” dos fundos arquivísticos (COOK, 2018, 55), uma mudança de escala, ou melhor, uma redução de escala das unidades físicas a serem identificadas, arranjadas e descritas. Essa redução foi bastante convincente aos colegas arquivistas de Scott pela sua exequibilidade prática, pois as séries documentais eram facilmente visualizadas dentro dos sistemas de registro e controle de documentos, herdados da Administração Pública Britânica pelos órgãos governamentais australianos. A ordem original, no sentido exato do Registraturprinzip, podia ser reconhecida naturalmente nos sistemas de registros e controle de documentos e compõe o núcleo da definição de série documental apresentada por Scott: “um grupo de itens documentais que, sendo controlados por números ou outros símbolos, estão na mesma sequência de números ou símbolos…”.3 Desse modo, a operação de controle de unidades físicas passa a ser governada exclusivamente pelo princípio da ordem original e não pelo princípio de proveniência.

Vista sob outro ângulo, a característica relacional do modelo descritivo ganha maior proeminência. Refiro-me aqui ao desenho de relações simultaneamente sincrônicas e diacrônicas do sistema descritivo por séries. As relações sincrônicas correspondem às interrelações entre as séries documentais, em um determinado momento do sistema de gestão de documentos, onde se encontram por exemplo séries de controle e séries controladas, mas que também são evidenciadas pelas relações de controle, subordinação e associação entre órgãos de uma organização, entre organizações e de pertencimento entre famílias e pessoas, que indexam as séries. As relações diacrônicas se dão em termos de relações temporais de sucessão entre órgãos, organizações e famílias, produtoras e acumuladoras de séries, como também por meio das relações sucessão entre séries documentais.4

Por fim, deve-se indicar, ainda que brevemente, o lugar do Sistema de Séries em relação ao modelo do Records Continuum de gestão de documentos e arquivos, pelo qual a arquivística australiana é difundida e conhecida internacionalmente, sobretudo, por meio do sofisticado modelo conceitual elaborado por Frank Upward, três décadas depois da implantação do modelo descritivo de Scott.5 O Sistema de Séries foi, segundo Ian Maclean, o “último tijolo” da construção do Continuum, na medida em que, não se restringindo aos documentos recolhidos em custódia, podia ser aplicado aos documentos correntes, ao mesmo tempo que fornecia um método adequado de arranjo e descrição dos conjuntos documentais recolhidos (UPWARD, 2016).

Os principais pesquisadores do Records Continuum Research Group da Universidade de Monash, hoje talvez o mais importante centro de reflexão e pesquisa da arquivística australiana, são unânimes em reconhecer a influência da base conceitual do sistema descritivo de Peter Scott no modelo Continuum. (REED, 2012, 22).6

Ressalte-se que a recepção da obra de Scott, no cenário internacional, pelo menos até a década de 1980, esteve longe de ser positiva. Michel Duchein, um dos arquivistas com maior renome internacional, proferiu um julgamento fortemente negativo, ao considera-la como “a face apenas remoçada do velho sistema anterior a Natalis de Wailly: a classificação por assuntos”, e manifestou-se duramente contra ela: “não devemos ter complacência para com erro tão grave e de tão sérias consequências”. (DUCHEIN, 1982, 22).7

Geofrey Yeo, em balanço sobre a descrição publicado em 2010, afirma que a “maioria dos autores hoje reconhece que, para os arquivos de instituições dinâmicas, o Sistema de Séries cria representações de proveniência mais reais do que os métodos tradicionais mono-hierárquicos”. (YEO, 2017, 140).

Pela inovação propiciada pelo de Sistema de Séries, Terry Cook atribui a Scott o lugar de iniciador da revolução “pós-custodial”, cujos trabalhos, embora remontem à era do papel, “são agora especialmente importantes para os arquivistas do mundo dos documentos eletrônicos” (COOK, 2018, 55). De fato, o sistema australiano desenvolveu-se, após a implantação oficial em 1966, sofisticando-se nas décadas seguintes, com contribuições do próprio Peter Scott e de outros arquivistas australianos, entre os quais pode-se mencionar Chris Hurley8 , incorporando por exemplo, as funções, entre outros elementos que não estavam presentes no modelo original, sendo mais recentemente pensado e adaptado para a gestão de documentos digitais. É o caso do projeto SPIRT, que resultou em 1999 no Australian Recorkeeping Metadata Schema ou RKMS.9

O modelo descritivo de Scott se tornou conhecido internacionalmente e tem ganho adeptos em outros países de língua inglesa. Está presente nas Normas ISO 15489 e 23081, sobretudo nesta última, influenciada pelo modelo de metadados elaborado pelo projeto SPIRT.

As normas de organismos arquivísticos também o incorporaram em alguma medida. A segunda edição da Norma Internacional de Registro de Autoridade Arquivística para Entidades Coletivas, Pessoas e Famílias, a ISAAR (CPF), assim como a Norma internacional para Descrição de Funções, a ISDF e, por último, a Norma internacional para descrição de instituições com acervo arquivístico, ISDIAH, complementaram a ISAD(G), cuja gênese se deu originalmente dentro do ponto de vista da teoria arquivística tradicional. Tais normas combinadas permitem uma aproximação da abordagem relacional criada por Scott, refletindo uma influência desta (CUNNINGHAAM, 2007; YEO, 2017,144-148; GUEGUEN, 2013, 104), ao abrir a possibilidade da descrição de documentos e descrição de contexto separadamente. A segunda edição da norma canadense anglófona Rules for Archival Description também se voltou para a possibilidade de descrição por séries. (MILLAR, 2012, 16).

Em 2010, a Associação de Arquivistas Australianos publicou um volume compilando todos os trabalhos de Peter Scott (CUNNINGHAAM, 2010), bem como ensaios sobre a sua contribuição; e em 2012, foi homenageado no congresso do Conselho Internacional de Arquivo, com uma sessão de palestras a ele dedicada (CUNNINGHAM & MILLAR & REED, 2012).

Mais recentemente, o Grupo de Especialistas em Descrição Arquivística formado em 2012 pelo Conselho Internacional de Arquivos, publicou em 2016 uma versão preliminar para consulta pública do “Documentos em Contextos – modelo conceitual” ou RiC-CM (ICA, 2016), resultado de um esforço para superar o fracasso das normas ISAD, ISAAR(CPF), ISDF e ISDIAH em “articular um quadro conceitual global que daria orientação sobre como as normas se destinavam a trabalhar juntas para formar um sistema de descrição completo.” (GUEGUEN, 2013, 105). Além de inovar ao propor a metodologia da modelagem conceitual para a descrição, aproxima esta das tecnologias mais modernas de linguagens da web-semântica, em desenvolvimento por outras comunidades profissionais do mundo da informação e da cultura.10 Os enormes desafios de “reinvenção” prática e teórica da descrição trazidos pelo RiC-CM indicam um caminho ambicioso sem dúvida, mas também incontornável para o aprofundamento da abordagem descritiva cuja certidão de nascimento data de 1966.

Esperamos que o acesso da comunidade arquivística de língua portuguesa ao texto seminal de Peter Scott, “possivelmente o arquivista mais conhecido da Austrália, mas o menos bem entendido internacionalmente” (CUNNINGHAAM, 2012, 2), possa contribuir para o aprofundamento da pesquisa e da reflexão, e, sobretudo, para o desenvolvimento de práticas mais ricas no âmbito da descrição arquivística no cenário brasileiro.

Notas

1 Record group, segundo a definição adotada em 1941 pelo National Archives do EUA, é “uma grande unidade arquivística estabelecida de um modo um tanto arbitrário, considerando-se devidamente o princípio de proveniência e o desejo de se dar à unidade um tamanho e caráter convenientes para os trabalhos de arranjo, descrição e publicação de inventários.” (SCHELLENBERG [1956], 2006, p. 254). A definição de Archive Group, está JENKINSON (1922, p. 84-85).

2 Para uma discussão mais ampla sobre os conceitos de Record Group, Archives Group e Fundo, pode se consultar Terry Cook (2017), bem como Laura Millar (2002, 2012).

3 Note-se que Scott se dedicou na década seguinte a uma pesquisa histórica sobre os sistemas britânicos de registro de documentos The Development and Role of de Records Registry whithin the Commonwealth Government (CUNNINGHAM, 2010, 263-304)

4 A formação superior de Peter Scott foi em linguística; e como ele próprio relata, os conceitos sincronia e diacronia foram emprestados da obra Curso de Linguística Geral de Ferdinand Saussure. (CUNNINGHAAM, 2010).

5 Para uma visão geral sobre o modelo do Records Continuum veja-se Dingwall (2017).

6 O endereço do Records Continuum Research Group é https://recordscontinuum.info/.

7 Sobre essa recepção ver também MILLAR (2012, 13-16).

8 Indicamos alguns dos textos de Chris Hurley (2016 (a), 2016 (b), 2016 (c), 2017 (a) e 2017 (b)), um dos mais importantes autores sobre o tema da descrição, que abordam várias das questões pontuadas superficialmente neste artigo. Outros textos do mesmo autor, assim como de outros teóricos arquivistas australianos, podem ser encontramos no portal figshare.

9 Sobre o projeto SPIRT e a relevância do Sistema Descritivo de Scott na elaboração do RMKS veja MCKEMMIISHI et ali. (1999, 9).

10 Para uma noção da riqueza e complexidade das questões envolvidas na adoção do modelo conceitual do RiC, veja Bezerra e al (2017), bem como os comentários publicados pelo Grupo de especialistas e Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos (2016) e pelo InterPARES Trust (2016).

Referências

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Resenhista

Antonio Carlos Galdino – Doutor em História pela UNICAMP. Coordenador Setorial do Arquivo Municipal de Campinas. E-mail: [email protected]

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Referências desta Resenha

SCOTT, P. J. The Record group concept: a case for abandonment. The American Archivist. Vol. 29, nº 4, 1966, pp. 492-504. Resenha de: GALDINO, Antonio Carlos. Uma breve introdução ao “Sistema de Séries” de Peter Scott.  Revista do Arquivo. São Paulo, Ano V, N. 9, p. 81-86, outubro de 2019. Acessar publicação original [DR]